La figura della receptionist richiede particolari competenze, talune sono innate e altre invece si possono apprendere. Bisogna senza dubbio essere persone sveglie, pazienti e loquaci in quanto l’intera giornata lavorativa si svolge a contatto con i clienti. Un requisito talvolta richiesto è la bella presenza essendo la prima figura che i clienti incontreranno. E’ fondamentale la conoscenza dell’inglese, ma sicuramente avrà una corsia preferenziale il candidato che conosce più lingue straniere. A volte le aziende assumono anche personale senza esperienza e poi a loro spese provvedono alla formazione del dipendente presso istituti che considerano affidabili. In alcuni casi le spiccate capacità caratteriali e l’esperienza nel settore vengono considerati prioritari rispetto alla formazione acquisita.
Una buona preparazione per questo impiego viene fornita dagli istituti di ragioneria, dalle scuole alberghiere o dagli istituti per il turismo. Vista l’importanza è bene anche iscriversi e seguire corsi linguistici.
Esistono dei corsi di formazione che permettono di acquisire le capacità di relazionarsi in modo corretto con il cliente, di gestione dei reclami e principi base di comunicazione verbale e non verbale. Vengono inoltre fornite le competenze informatiche basilari per l’apprendimento dei più comuni sistemi operativi utilizzati. Solitamente al termine di questi corsi viene anche data la possibilità di effettuare tirocini presso aziende, e se il candidato è particolarmente capace viene assunto.
Nell’ipotesi che allo stage non sia seguita l’assunzione, è fondamentale la redazione di un Curriculum Vitae d’impatto. All’inizio si mettono tutti i contatti: indirizzo di residenza, numero di telefono fisso e di cellulare e l’indirizzo e-mail.
Successivamente bisogna elencare la formazione scolastica e gli eventuali corsi di formazione frequentati; di seguito vanno indicate le esperienze lavorative, che siano stage, lavori a progetto o altro, e il ruolo ricoperto e le capacità acquisite..
Si passa poi all’invio dei C.V., via posta, mail oppure si consegnano a mano, talvolta si rivela la scelta migliore in quanto si può avere sin dal principio un contatto diretto. E’ opportuno selezionare le azienda a cui mandare la candidatura in relazione a quelle che hanno effettivamente bisogno di una receptionist: hotel, aziende di trasporti, studi medici, call center.